Fastdo triển khai KHUYẾN MÃI THÁNG 4 hỗ trợ người tiêu dùng x2 thời gian triển khai bộ phương án tổng thể Fastdo All In One. Click vào ảnh để nhận ngay tặng hấp dẫn trường đoản cú Fastdo.
Bạn đang xem: Cách in hàng loạt trong mail merge
Mail Merge là một trong tính năng trong Word, giúp fan dùng rất có thể tiết kiệm thời gian trong việc gửi thư mặt hàng loạt. Trong nội dung bài viết này, Fastdo sẽ trình làng đến bạn mail merge là gì và khuyên bảo sử dụng bản lĩnh này một cách chi tiết nhất.
1. Tổng quan lại về Mail merge là gì?
Mail merge là gì? Mail merge (Trộn thư) là một tác dụng được tích hòa hợp trong Microsoft Word, cung cấp người dùng trong vấn đề soạn với gửi thư mặt hàng loạt. Cùng với sự giúp sức của Mail Merge, bạn có thể tùy chỉnh một vài trường thông tin trong lúc tạo tương đối nhiều thư cùng nội dung chỉ với vài thao tác làm việc đơn giản.
Mail merge được thực hiện để tạo 1 loạt thư mời, email, hợp đồng, thông tin để giữ hộ đến những đối tác, khách hàng hàng, nhân viên,… hoặc in các loại giấy chứng nhận cho đa số người trong thời hạn ngắn với quá trình thực hiện nay vô cùng đơn giản.
Ví dụ:
Bạn là thư kí đang buộc phải viết thư mời để gửi cho toàn bộ các trưởng chống trong doanh nghiệp đến họp về kế hoạch dự án công trình mới. Thay vị làm bằng tay thủ công đánh văn bản từng thư, bạn sử dụng mail merge để tạo nên 1 thư thắt chặt và cố định và lựa chọn danh sách tin tức người nhận, sau đó tên và các thông tin từng người sẽ tiến hành điền tự động vào thư một phương pháp nhanh chóng.
1.1 phần đông yếu tố quan trọng đặc biệt trong kỹ năng mail merge là gì?
Những tính năng quan trọng trong mail merge là gì? Sau đây, Fastdo sẽ giới thiệu đến các bạn hai yếu hèn tố đặc trưng cần cầm khi sử dụng thiên tài mail merge:
1.1.1 dữ liệu nguồnDữ liệu nguồn trong mail merge là gì? tài liệu nguồn trong mail merge là những thông tin hoàn toàn có thể tùy ý biến hóa ở thư sau thời điểm thực hiện tại các thao tác tạo ra một loạt con số thư như ý muốn. Các thông tin này hay là:
Họ và tên fan nhận.Tên doanh nghiệp, thương hiệu tổ chức.Địa chỉ của người nhận thư.Các tin tức trong mail merge được chuyển đổi lần lượt theo nội dung của danh sách đã được tạo thành sẵn trước đó. Rất nhiều dạng list này hay là:
Bảng danh sách được tạo nên từ wordBảng list được tạo thành từ excel
Bảng list được tổng vừa lòng từ danh bạ của tín đồ gửi
Bảng danh sách được chế tạo ra từ ngẫu nhiên kiểu văn bản nào có cấu trúc liệt kê và phân loại thông tin cụ thể.
Nội dung trong mail merge là gì? ngôn từ thư vào mail merge bao hàm cả rất nhiều phần tin tức chung cùng những tin tức bạn nên tùy biến đổi theo danh sách dữ liệu nguồn. Cụ thể, nó bao hàm các phần như:
Họ cùng tên showroom email của người gửi và bạn nhận.Nội dung thiết yếu của thư, …Việc phối kết hợp giữa dữ liệu nguồn và văn bản thư trong mail merge vào Word sẽ giúp đỡ bạn tiện lợi tạo ra số lượng lớn thư hoàn chỉnh với câu chữ được thay đổi cụ thể và nhanh chóng.
2. Lí giải sử dụng nhân tài mail merge đưa ra tiết
Vậy cách để sử dụng chức năng mail merge là gì? Mail merge giúp sinh sản thư hàng loạt để giữ hộ đến không ít người là pháp luật vô cùng bổ ích cho công việc của bạn. Sau đây, Fastdo đang hướng dẫn thực hiện mail merge một cách ví dụ với các thao tác làm việc hoàn toàn dễ dàng và đơn giản giúp bạn cũng có thể dễ dàng thực hiện ngay.
2.1 Sử dụng công dụng mail merge vào Word
Bước 1: Lập một bảng danh sách những thông tin để sử dụng cho mail merge trong Word. Dưới đây là danh sách với những thông tin tùy biến, chúng ta sử dụng chức năng mail merge nhằm tạo số lượng thư nhằm gửi theo yêu cầu hiện có.
Bước 2: Mở trang word và bước đầu gõ văn phiên bản nội dung thư. Tiếp nối bạn ban đầu thực hiện chọn lần lượt Mailings -> Start mail merge -> Step by step Mail Merge Wizard như hình dưới đây.
Bước 3: Lúc này, bên góc phải màn hình hiển thị sẽ hiện những thể loại thư với lần lượt từng bước để các bạn kích lựa chọn để sử dụng mail merge vào Word. Các bạn sẽ thực hiện từng thao tác như sau:
Bấm lựa chọn thể nhiều loại thư bạn muốn làm trong các 5 phong cách như sau:Letters: giành riêng cho thư mờiE-mail messages: Viết dạng e-mail thường gặpEnvelopes: Viết theo phương thức phong thưLabels: Viết thư theo nhãnDirectory: Viết thư theo dạng danh mục.Bấm lựa chọn Next: Starting document để sang bước tiếp sau trong tổng 6 bước.
Bước 4: Kích chọn nhiều loại thiết kế cân xứng với yêu cầu của bạn:
Use the current document: Đối với thư đang được sử dụng bên trên trang word hiện nay tại. Start from a template: Đối cùng với thư bạn tạo thành từ những mẫu sản có trên wordStart from existing document: Đối cùng với thư sẽ được chế tác sẵn nhưng chúng ta chưa mở tệp tin ra.
Bước 5: Kích chọn “Use an existing list” để chọn bảng danh sách tin tức đã lập trên Excel từ cách 1 cùng kích chọn Browse bên dưới để mở file.
Bước 6: Sau khi lộ diện hộp thoại, các bạn chọn bảng tài liệu đã được lập sẵn cần tiến hành mail merge và lựa chọn OK.
Bước 7: Hộp thoại Mail Merge Recipients xuất hiện, bạn bấm chọn dấu tích vào ô vuông tất cả chứa những thông tin đề nghị chèn chuyển đổi trong thư. Trường hợp chọn tổng thể thì chỉ cần kích chuột chọn ô vuông đầu cạnh Data Source và nhấn OK.
Bước 8: Ở góc yêu cầu màn hình tiếp tục nhấn chọn Next: Write your letter
Bước 9: Đưa con trỏ chuột cho vị trí phải chèn thay đổi thông tin và chọn lần lượt Mailings -> Insert Merge Field và chọn tin tức tương ứng.
Bước 10: thường xuyên chọn Next: Complete the merge để hoàn tất quá trình sử dụng chính sách mail merge để chế tạo thư mời cha mẹ của bạn.
Bước 11: Bấm lựa chọn Print (in ra) hoặc có tác dụng file PDF.
2.2 biến hóa các cụ thể của mail merge trên bảng tính Excel
Để biến đổi các cụ thể của mail merge nằm trong bảng tính Excel mà lại vẫn đảm bảo an toàn định dạng của các nội dung không trở nên biến đổi, bạn sẽ phải tiến hành một số thao tác mà rất ít được sử dụng. Vào bảng tính Excel, bạn thực hiện hàm Text nhằm định dạng các thông số kỹ thuật như ngày tháng, số thập phân,… thành dạng tin tức (tên gọi) khớp ứng khác.
Thay vì phải biết mã code dạng văn bản tương ứng với các thông số đó. Giải pháp đơn giản với dễ thực hiện hơn đó là bạn sẽ định dạng các ô tính có chứa cách làm thành kiểu định dạng không giống nhau như: In đậm, tô màu sắc chữ, tô màu sắc nền, chữ nghiêng,… để khiến khối hệ thống hiểu rằng các thông số này chỉ là định dạng Text bình thường.
Nhờ vậy nhưng mà các thông số sẽ không xẩy ra biến đổi, lộn xộn khi bạn thực hiện chuyển đổi các chi tiết mail merge từ file Excel sang trọng trang Word.
2.3 triển khai mail merge với ngày tháng cùng số bằng Dynamic data exchange
Nếu trong tệp tin Excel bạn có nhu cầu thực hiện tại mail merge gồm chứa ngày, tháng, những đơn vị về chi phí tệ hoặc những số thập phân; nhân tài Dynamic Data Exchange để giúp đỡ bạn định dạng đúng những giá trị này sau thời điểm trộn thư. Để sử dụng tinh năng này, bạn triển khai như sau:
Bước 1: các bạn vào file với lần lượt chọn Options -> AdvancedBước 2: Lướt chuột đến cuối, các bạn sẽ thấy mục General và bấm lựa chọn ô vuông Confirm file format conversion on open và lựa chọn OK. Sau đó, các bạn tiến hành triển khai các thao tác mail merge vẫn hướng dẫn tại phần trên.Sau khi Dynamic Data Exchange kích hoạt, màn hình hiển thị sẽ hiện ra vài yêu mong xác nhận, bạn chỉ cần chọn OK hoặc Yes là được.
Tuy nhiên, khi sử dụng nguồn dữ liệu Dynamic Data Exchange để tiến hành mail merge sẽ có được ba cách khác với phần lí giải được đã cho thấy ở bên trên như sau:
Bước 1: chúng ta kích chuột lựa chọn lần lượt Mailings -> Select Recipients -> Use an Existing danh sách khi lựa chọn tín đồ nhận thư.Bước 2: Bạn lướt chuột xuống và chọn MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) với kích lựa chọn OK.
Trong nội dung bài viết vừa rồi, Fastdo đã reviews đến bạn mail merge là gì và công việc trộn thư cụ thể nhất. Mong muốn qua bài viết trên, các bạn sẽ biết phương pháp để sử dụng tuấn kiệt này tác dụng nhất nhé!
Trong bài viết này, cya.edu.vn đang hướng dẫn cho bạn tổng quan về tính năng này với hướng dẫn thực hiện Mail Merge theo từng bước. Hãy cùng theo dõi để biết phương pháp sử dụng tính năng rất là hay này trong bài học Excel này nhé!
Mail Merge là 1 trong những công cầm cố vô cùng hay giúp đỡ bạn tiết kiệm thời hạn khi bao gồm một lượng lớn dữ liệu phải gửi từ Excel sang Word.Mail Mergegiúp bạn hối hả tạo ra 1 loạt file bên trên Word bằng phương pháp hợp nhất thông tin bạn bao gồm trong trang tính Excel. Phương pháp này rất cần thiết cho các bạn kế toán tốt nhân sự yêu cầu in tem nhãn, phiếu lương giỏi thư mời mặt hàng loạt.
XEM cấp tốc MỤC LỤC
Chuẩn bị dữ liệu Excel đến Mail Merge
Khi bạn mail merge, tệp Excel sẽ tiến hành kết nối với tư liệu mail merge của Word. Microsoft Word đã lấy những thông tin như tên, showroom và các chi tiết khác của bạn nhận thẳng từ bảng tính Excel.
Vì vậy, trước khi ban đầu thực hiện, các bạn hãy chắc chắn rằng rằng tệp Excel sẽ có tất cả thông tin bạn muốn bao bao gồm tên, họ, lời chào, mã bưu điện, địa chỉ… Nếu bạn có nhu cầu thêm nhiều showroom liên hệ hoặc thông tin khác, bạn phải thay thay đổi hoặc bổ sung ở trang tính Excel trước lúc trộn thư.
Ngoài ra, bạn cần kiểm tra các thông tin đặc biệt quan trọng sau:
Các cột vào trang tính Excel bắt buộc khớp với những phần bạn muốn sử dụng lúc trộn thư. Ví dụ: nếu bạn có nhu cầu xưng hô với người đọc bằng Tên, hãy chắc chắn rằng các bạn đã sinh sản hai cột họ cùng tên riêng biệt. Nếu bạn có nhu cầu sắp xếp tên người nhận theo vùng miền hoặc thành phố, xác định rằng bạn đã sở hữu hai cột vùng miền và tp riêng biệt.Nếu tệp Excel bao hàm ngày, giờ, quý giá tiền tệ hoặc mã bưu điện ban đầu hoặc ngừng bằng 0, hãy định hình đúng số, số ngày và đơn vị chức năng tiền tệ. Bạn cần kiểm tra kỹ format ngày theo dd/mm/yyy nhằm khi trộn thư máy tự ngày tháng không bị nhảy sang mm/dd/yy.Nếu bạn tạo trang tính Excel bằng cách nhập thông tin từ tệp .csv hoặc tệp .txt, hãy thực hiện Text Import Wizard.Hướng dẫn Mail Merge tự Excel lịch sự Word
Sau khi bạn xong và đánh giá lại trang tính Excel, bạn đã sẵn sàng chuẩn bị để trộn thư. Trong ví dụ như này, họ sẽ trộn thư với một danh sách người dìm trong Word 2010, tựa như cho Word 2013.
Nếu bạn đã biên soạn thư sẵn một lá thư, chúng ta cũng có thể mở một tài liệu Word hiện nay có, hoặc chế tác một tư liệu mới.Chọn một số loại trộn thư các bạn muốn. Vào thẻ Mailings > Start Mail Merge và chọn kiểu trộn thư – thư (Letters), email (E-mail Messages), tem thư (Labels…), bao thơ (Envelopes…) hoặc tư liệu (Normal Word Document). Vào ví dụ, bọn họ chọn Letters.
Trong hộp thoại Select Data Source, search trang tính Excel và nhấp Open. Nếu Word yêu cầu bạn chọn từ bảng, nên lựa chọn và nhấp OK.
Hộp thoại Mail Merge Recipients¸ đánh dấu chọn hoặc quăng quật chọn để thêm hoặc loại trừ người nhấn từ trộn thư.
Chú ý:Bạn cũng có thể sắp xếp, lọc danh sách người nhận cùng xác nhận showroom email bằng phương pháp nhấp vào tùy chọn Validate addresses… dưới phần Refine Recipients List.
Như vậy, chúng ta đã dứt danh sách người nhận cùng sẵn sang trọng điền nó vào thư. Gõ thư mẫu mã vào Word hoặc sao chép/dán từ một nguồn khác.
Thêm nơi điền. bạn phải xác định vị trí điền add Address Block và loại chào hỏi Greeting Line. Tới phần Write & Insert Fields vào thẻ Mailings.
Tùy theo vị trí nên điền, hộp thoại đã mở ra không ít sự lựa chọn. Lựa chọn tùy chọn các bạn muốn, xác thực kết quả dưới phần cùng nhấn OK. Chúng ta cũng có thể sử dụng phím mũi tên trái/phải để gửi sang phần xem trước của fan nhận trước/sau.
Sau khi trả thành, vị trí bắt buộc điền sẽ lộ diện trong văn phiên bản của chúng ta như vào hình bên dưới đây:
Đối với một vài lá thư, chỉ việc thêm Address Block với Greeting Line là đủ. Khi bức thư được in ra, tất cả các bạn dạng sao sẽ giống hệt nhau kế bên tên và địa chỉ cửa hàng của người nhận.
Trong các trường hợp khác, bạn cũng có thể đặt dữ liệu của người nhận vào nội dung thư để tùy chỉnh cấu hình chúng theo cá nhân. Để triển khai việc này, nhấp Insert Merge Field và lựa chọn dữ liệu bạn muốn chèn từ danh sách tùy chọn.
Bạn rất có thể sử dụng phím mũi tên trái/phải giúp xem mỗi lá thư chứa tài liệu người nhận.
Nếu bạn có nhu cầu chỉnh sửa vài thứ trước khi in hoặc giữ hộ email, nhấp vào Edit Individual Documents. Một hành lang cửa số mới sẽ xuất hiện thêm và bạn cũng có thể thay thay đổi từng phần của lá thư tùy thích.
Sao lưu giữ văn phiên bản trộn thư. bạn sao lưu giữ tệp trộn thư như tệp Word thông thường bằng cách nhấn nút Save hoặc dấn phím Ctrl +S.Một khi đang sao lưu, tệp sẽ luôn luôn kết nối với list trong Excel. Khi bạn muốn sử dụng văn phiên bản trộn thư lần nữa, mở nó ra với nhấn Yes khi Word yêu ước bạn liên tiếp kết nối.
Ngoài tùy lựa chọn Mail Merge bên trên thanh công cụ, Microsoft Excel cũng cung cấp tính năng giống như trong Mail Merge Wizard.
Bạn hoàn toàn có thể vào thẻ Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard…
Khi nhấp vào đó, Mail Merge Wizard hiển thị bên cần bàn hình và hướng dẫn chúng ta trộn thư theo từng bước.
Cách trộn thư cùng với ngày tháng, chi phí tệ và những loại số khác
Khi trộn thư, bạn cần chú ý giá trị số như ngày tháng, tiền tệ và số. Vào phần này, shop chúng tôi sẽ hướng dẫn chúng ta cách định dạng mọi giá trị như vậy.
Định dạng Zip Codes và những giá trị khác đựng số 0 trong Excel:
Để không làm mất số 0 tiên phong khi trộn thư, bạn chỉ cần định dạng cột ZIP code thành dạng text vào Excel.
Chọn cột ZIP code, nhấp phải, lựa chọn Format Cells… từ danh sách tùy chọn.
Trộn thư với ngày tháng và số bằng Dynamic Data Exchange
Nếu trang tính Excel cất ngày tháng, số thập phân, đơn vị chức năng tiền tệ, chúng ta cũng có thể sử dụng Dynamic Data Exchange để đảm bảo rằng các giá trị này được định hình đúng sau thời điểm trộn thư.
Vào File > Options > Advanced.Lăn thanh cuốn xuống phần General, ghi lại chọn Confirm tệp tin format conversion on open với nhấn OK.
Bắt đầu trộn thư như đã hướng dẫn tại phần trước.
Khi Dynamic Data Exchange được kích hoạt, bạn cũng có thể nhận được một vài yêu cầu, chỉ cần nhấn Yes hoặc Ok. điểm khác hoàn toàn duy nhất bởi với trộn thư thông thường là lựa chọn nguồn dữ liệu, thực hiện theo các bước sau.
Khi chọn bạn nhận, nhấp vào Mailings > Select Recipients > Use an Existing List như thông thường.Dò tìm kiếm trên trang tính, dấn đúp chuột lựa chọn MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) với nhấn OK.
Chú ý. trường hợp tùy chọn MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) không hiển thị, ghi lại chọn Select All ở góc dưới mặt trái.
Nhấn vào Entire Spreadsheet, cùng OK.
Bây giờ bạn có thể tiếp tục trộn thư như biện pháp thông thường.
Chú ý. Phòng đề phòng những thông tin hiển thị mỗi lần bạn mở tệp dữ liệu, vứt chọn Confirm tệp tin format conversion on open (Word Options >Advanced >General) sau thời điểm kết nối với danh sách thư.
Định dạng ngày tháng, giờ, số cùng tiền tệ lúc trộn thư vào Word
Nếu bạn có nhu cầu định dạng số, ngày tháng tốt tiền tệ theo nhiều cách thức khác cùng với tệp nguồn trộn thư Excel, chúng ta cũng có thể thực hiện tại trực tiếp vào văn bạn dạng Word.
Chọn vùng trộn thư muốn biến hóa định dạng. Chúng có thể là Date, Currency, Percent hoặc những vùng khác.Nhấn Shift + F9 nhằm hiển thị mã vùng. Ví dụ, bạn chọn vùng Currency, các bạn sẽ thấy MERGEFIELD CURRENCY.Thêm giữa những mã hình trong những bảng bên dưới đây. Ví dụ, nếu bạn muốn 3000 xuất hiện thành $3000, thêm # $,0 và mã sau đang hiển thị: MERGEFIELD CURRENCY# $,0Nhấn F9 để cập nhấn vùng. Tiếp nối nhấn Shift + F9 giúp thấy kết quả.Định dạng số lượng, đơn vị tiền tệ với phần trăm
| Mã hình | Mã vùng đầy đủ | Ví dụ | Mô tả |
| # 0 | MERGEFIELD CURRENCY# 0 | 3000 | Làm tròn số |
| # ,0 | MERGEFIELD CURRENCY# ,0 | 3,000 | Làm tròn số với phân sách phần ngàn bằng dấu phẩy |
| # ,0.00 | MERGEFIELD CURRENCY# ,0.00 | 3,000.00 | Số đựng hai chữ số thập phân và phân cách phần ngàn bởi dấu phẩy |
| # $,0 | MERGEFIELD CURRENCY# $,0 | $3,000 | Làm tròn đô la và dấu phẩy phân cách phần ngàn |
| # $,0.00 | MERGEFIELD CURRENCY# $,0.00 | $3,000.00 | Dollar cất hai chữ số thập phân và chia cách phần ngàn bằng dấu phẩy |
| # “$,0.00;($,0.00);’-‘” | MERGEFIELD CURRENCY# “$,0.00;($,0.00);’-‘” | ($3,000.00) | Kí hiệu độ-la, vệt ngoặc tức là số âm và một dấu gạch nối cho giá trị 0 |
| # 0.00% | MERGEFIELD PERCENT# 0.00% | 1.00% | Phần trăm cất hai chữ số thập phân |
| # 0% | MERGEFIELD PERCENT# 0% | 1% | Làm tròn phần trăm |
Chú ý.
Xem thêm: Tân lộc đỉnh ký 2018
Thay do kí hiệu $, bạn có thể thay bằng ký hiệu tiền tệ không giống € hoặc £.