Sử dụng bản lĩnh Mail Merge của Microsoft Word, người dùng rất có thể giảm buổi tối đa thời hạn khi nên xử lý các dạng chèn danh sách vào một mẫu cố định như: thư mời, thư cảm ơn, thông báo, bảng điểm, phù hợp đồng… mặc dù nhiên, không ít người vẫn không biết cách áp dụng Mail Merge nhằm trộn thư vào Word; quan trọng là các bạn học sinh, sinh viên. Nội dung bài viết dưới đây vẫn hướng dẫn chúng ta sử dụng Mail Merge trộn thư trong Word nhanh nhất, dễ dàng nắm bắt nhất.
Bạn đang xem: Cách trộn văn bản trong word 2007
Trộn thư vào Word là gì?
Mail Merge hay có cách gọi khác là trộn thư là một trong vô số tính năng có ích của Microsoft Word; giúp tự động điền những thông tin của từng fan nhận vào từng lá thư.
Sử dụng Mail Merge trộn thư trong Word giúp bạn có thể soạn các thư cùng một lúc, tiết kiệm thời hạn hơn; thế vì buộc phải ngồi gõ thương hiệu từng fan một. Kỹ năng trộn thư trong Word bao gồm ở bên trên tất những phiên bạn dạng Word từ 2007 mang lại 2019.
Trộn thư vào Word là gì?
Các bước triển khai trộn thư vào Word (Mail Merge)
Bước 1: sẵn sàng danh sách tài liệu cần dùng
Trước khi ban đầu thực hiện trộn thư trong Word; các bạn cần chuẩn bị một danh sách tài liệu cần dùng để trộn thư. Tất cả một xem xét là hãy thực hiện một tệp tin Word cất nội dung mẫu mã và sản xuất một tệp tin Word không giống hoặc một file Excel chứa thông tin cần dùng.
Đặc biệt, lúc chế tác file danh sách cần chú ý không được để trống một mẫu nào phía bên trên hay phía dưới table. Còn nếu như không các các bạn sẽ tạo ra những biểu mẫu lỗi, bị mất thông tin.
Chuẩn bị danh sách dữ liệu cần dùng
Bước 2: Mở công dụng trộn thư Mail Merge
Các bạn mở file Word chủng loại đã được sản xuất sẵn để chèn thông tin. Tiếp đến tại văn bản Word bắt buộc trộn thư; click vào tab Mailings -> Start Mail Merge -> Step-by-Step Mail Merge Wizard; để mở các bước thực hiện.
Mở thiên tài trộn thư Mail Merge
Bước 3: bước đầu trộn thư
Khi lộ diện Mail Merge nghỉ ngơi phía bên cần Word, trên Step 1 các các bạn sẽ thấy những tùy chọn như:
Letters: thư mời.E-mail messages: Email.Envelopes: Phong thư.Labels: Thư theo nhãn.Directory: Thư theo danh mục.Các các bạn nhấn chọn nhiều loại văn bản bạn muốn trộn. Trong bài viết này chúng tôi sẽ mang ví dụ thực hành làm mẫu mã thư mời; cần tại công đoạn này sẽ chọn Letter. Sau đó, vào Select document type, rồi lựa chọn Next: Starting document.
Tại Step 2 đang hiện ra các tùy chọn như sau:
“Use the current document” là thực hiện mẫu thư đang mở.“Start from a template” là sử dụng mẫu thư vào Word.“Start from existing document” là sử dụng những mẫu thư đã có hoặc đã tạo nên lưu vào Word.Các bạn chọn mục Use the current document, rồi nhận Next: Select recipients.
Tại Step 3, nếu các bạn chưa có list sẵn thì rất có thể chọn Type a new danh mục để tạo danh sách mới; sau đó chọn Next: Write your letter.
Trộn thư trong word
Các phương pháp khác
Còn nếu như các bạn đã sở hữu sẵn danh sách thì lựa chọn Use an existing list; rồi click vào Browse để mở tệp tin Excel chứa danh sách cần dùng. Sau khoản thời gian chọn đúng tệp tin Excel cần thực hiện thì chúng ta click Open.
Lúc này vỏ hộp thoại Select Table hiện nay ra; các bạn chọn vào Sheet gồm chứa dữ liệu cần dùng rồi nhấn OK.
Trong giao diện Mail Merge Recipients vẫn mặc định là lựa chọn tất cả. Vày vậy, các bạn hãy thực hiện các làm việc điều chỉnh; thu xếp và lọc ra những tài liệu mà bạn có nhu cầu lấy bằng phương pháp tích chọn hoặc vứt tích vào những tin tức trong giao diện, rồi dấn OK để tiếp tục.
Tiếp theo bạn chọn Next: Write your letter để đưa sang cách kế tiếp.
Tại cách này sẽ có các mục để các bạn lựa chọn viết thêm hay chỉnh sửa những tin tức trong thư trộn. Nếu bạn không cần sửa đổi thì rất có thể bỏ qua bước này và dấn Next nhằm tiếp tục.
Để điền dữ liệu vào chủng loại giấy tờ; các bạn đặt nhỏ trỏ con chuột vào vị trí ý muốn chèn thông tin, tiếp nối nhấn vào More items.
Khi vỏ hộp thoại Insert Merge Field hiện tại ra; chúng ta chọn trường thông tin đúng với câu chữ cạnh bé trỏ chuột, rồi thừa nhận Insert nhằm chèn.
Các bạn triển khai chèn lần lượt cho đến lúc hết những trường thông tin vào mẫu mã Word có sẵn. Sau khi chèn dứt hết những vị trí chúng ta click Close nhằm đóng lại.
Các bí quyết trộn thư
Với word 2007, 2010 và 2013
Với chúng ta sử dụng Word 2007, 2010 cùng 2013; sau cách này chúng ta nhấn lựa chọn Next: Preview your letters, rồi tiếp tục chọn Next: Complete the merge nhằm hoàn tất quá trình trộn thư. Các bạn cũng có thể xem lại toàn bộ các thư đang trộn; khi chọn mục Edit individual letters. Để xem toàn bộ các phiếu vừa trộn chúng ta chọn mục All rồi nhấn OK.
Còn đối với các bạn sử dụng Word 2016, 2019 thì sau khi chèn xong; các chúng ta có thể chọn Preview Results giúp thấy trước kết quả. Tại trên đây các bạn có thể biết được những thông tin vừa chèn đã có đặt đúng địa chỉ trong thư chưa; click vào mũi tên nhằm xem những phiếu khác.
Các cách thực hiện
Sau đó bấm vào vào Finish và Merge và chọn 1 trong 3 mục sau:
“Edit Individual Documents” để sửa đổi tài liệu cá nhân.“Print Documents” để in tài liệu.“Send email Masages” nhằm gửi qua email.Các bạn có nhu cầu chỉnh sửa tài liệu thì lựa chọn Edit Individual Documents. Tiếp đến trên màn hình sẽ hiển thị vỏ hộp thoại Merge khổng lồ New Document; chúng ta chọn mục All rồi nhấn OK.
Kết thúc quy trình trộn thư, các bạn cũng có thể lưu file bằng cách chọn tệp tin -> Save; hoặc nhấn tổng hợp phím Ctrl + S, rồi viết tên file và chọn thư mục đựng file.
Kết thúc quá trình trộn thư
Lời kết
Trên trên đây là nội dung bài viết hướng dẫn cụ thể về cách thực hiện Mail Merge trộn thư vào Word 2007, 2010, 2013, năm nhâm thìn và 2019. Giữa những phiên phiên bản Word có một trong những chi tiết khác biệt nhỏ; tuy vậy các thao tác trộn thư trong Word về cơ bạn dạng vẫn tương tự.
Các các bạn hãy đọc bài viết và thực hành thực tế theo công việc để trộn thư, trộn văn bạn dạng trong Word. Hy vọng bài viết này sẽ chia sẻ đến chúng ta cách trộn thư trong Word nhanh nhất, dễ dàng nắm bắt nhất. Giúp chúng ta thuận tiện hơn trong các bước soạn thảo; rút ngắn thời gian thao tác làm việc và không còn chạm mặt khó khăn trong việc tạo những thư mời để gửi. Chúc chúng ta thực hiện tại thành công!
Trộn thư - Mail merge là một trong những phần không thể thiếu hụt khi thực hiện ứng dụng tin học công sở Word. Ứng dụng này sẽ giúp chúng ta tiết kiệm về tối đa thời gian khi làm các thư mời, vừa lòng đồng lao đụng hay list hưởng lương của cán cỗ nhân viên,... Chỉ bằng một vài bước solo giản. Tuy nhiên, không hề ít người vẫn không biết cách sử dụng ứng dụng này. Dó đó, từ bây giờ mình đã hướng dẫn các bạn cách trộn thư (mail merge) trong Word.
Hướng dẫn giải pháp trộn thư văn bạn dạng Mail Merge
1. Cách trộn thư vào Word bằng cách tạo mới list chèn
- cách 1: Mở Word. Bên trên thanh phương tiện chọn Mailings → sau đó chọn Start Mail Merge -> Start by Step Mail Merge Wizard.
- bước 2: lộ diện hộp thoại Mail Merge. Trong mục Select document type chọn Letters và chọn Next: Starting document.
- bước 3: Trong vỏ hộp thoại Mail Merge, kích loài chuột chuột Use the current document và sau đó chọn Next: Select recipients.
- bước 4: mở ra hộp thoại Select Data Source, các bạn chọn đến danh sách (file excel) tất cả sẵn đã có được lưu với nhấn Open.Ví dụ:
Sau đó chúng ta chọn Sheet ý muốn chứa thông tin.
Ví dụ ở đây mình lựa chọn Sheet 1. Sau đó chọn OK
- cách 5: tiếp tục chọn Next your letter. Sau đó chọn More items
- bước 6: lộ diện hộp thoại Insert Merge Field, sau đó các bạn chọn các nội dung tương ứng. Cuối cùng nhấn Insert → Close
- cách 7: Chèn lần lượt cho đến khi hết các trường dữ liệu có sẵn vào danh sách dữ liệu của bạn. Tiếp nối nhấn Next: Preview your letters
- cách 8: Cuối cùng nhấn chuột chọn Next: Complete the merge để xong xuôi quá trình trộn thư.
2. Giải pháp trộn thư trong Word bằng cách sử dụng tệp tin Excel
Trộn thư bằng áp dụng File Excel - Hình 1
- cách 3: Chọn vào
File Excel có dữ liệu bạn cần, tiếp đến nhấn chọn Open.
Trộn thư bằng thực hiện File Excel - Hình 2
- cách 4: Chọn Sheet chứa dữ liệu sau đó nhấn OK.
Các bước còn sót lại bạn tiến hành tương từ bỏ như trộn thư trong Word bằng phương pháp tạo mới dánh sách chèn.
Trên đây, tôi đã hướng dẫn chúng ta cách trộn thư vào Word. Hy vọng bài viết này sẽ giúp đỡ ích cho các bạn.
Xem thêm: 1000+ những câu nói cảm động về tình yêu, những câu nói làm người yêu cảm động hay nhất
Để nâng cao kiến thức cũng giống như kỹ năng tin học văn phòng cya.edu.vn công ty chúng tôi còn mang tới cho chính mình đọc nhữnghọc Excel onlinevà các khóa học về power nguồn Point... Mời bạn đọc cùng tham khảo.